Gérer son temp
1- Triez vos activités.
2- Ne négligez pas le planning. Si vous ne faites
pas de planning (faute de temps), vous risquez de perdre par la suite
un temps précieux, qu'un bon planning aurait permis d'économiser.
N'oubliez pas que les personnes sans but sont utilisées par celles qui
en ont un.
3- Gérez votre temps comme une ressource rare...
tantôt en l'économisant, tantôt en le réinvestissant dans votre "
capital-temps " (bibliothèque, secrétariat, PC, GSM avec répondeur,
E-mail...) pour générer des " intérêts temporels ", tantôt en apprenant
à le dépenser avec parcimonie (à le perdre en apparence) pour mieux
l'investir dans des actions à venir. Comme tout le monde, vous " n'avez
pas le temps " d'entreprendre de nouvelles activités. Mais vous pouvez
choisir vos priorités et hiérarchiser en conséquence les différents
temps de votre vie professionnelle et personnelle.
4- Ne réagissez pas à chaud aux crises. Vous
risquez d'amplifier leurs effets et de mobiliser votre temps, votre
énergie et celle de vos collaborateurs pour résoudre des problèmes que
vous avez créés.
5- Comptez vos manipulations. Les documents de
votre dossier " instances " ne doivent pas être manipulés plus de trois
fois. Passé ce délai, trois actions s'imposent devant un document :
jetez-le, classez-le ou annotez-le pour transmission.
6- N'encombrez pas votre bureau de dossiers
dans l'espoir de ne pas les oublier. Non seulement vous risquez d'en
égarer le contenu, mais chaque fois que vous les apercevez, ils
détournent votre attention des tâches que vous devriez accomplir.
7- Devant toute tâche, commencez " petit " en
sélectionnant un projet qui vous assure un aboutissement dans un délai
raisonnable. Accroissez ensuite progressivement la difficulté. On
n'allume pas un feu avec de grosses bûches, mais avec du petit bois.
8- Respectez les lois sociologiques. Dans
l'organisation de votre travail, n'oubliez pas les "lois" suivantes.
Loi de Parkinson : le travail se dilate jusqu'à remplir la durée
disponible pour son accomplissement. Loi de Douglass : dossiers et
documents s'entassent jusqu'à remplir l'espace disponible pour leur
rangement. Loi de Pareto : 80 % de la valeur vient de 20 % des articles
et 20 % de la valeur de 80 % des articles (pensez-y en considérant, par
exemple, le nombre des dossiers dans votre bureau ou les documents que
vous souhaitez conserver). Lois de Murphy : rien n'est aussi simple
qu'il y paraît ; chaque chose prend plus de temps qu'on ne le croit ;
ce qui a la possibilité de se détraquer se détraquera. Méditez la
phrase de Winston Churchill : "Passé un certain délai, un problème dont
on ne s'est pas occupé est un problème à moitié résolu."
9- Ne vous laissez pas démoraliser par l'"effet
Zeigarnik", en vertu duquel on se rappelle beaucoup mieux les tâches
interrompues ou non accomplies que celles menées à bien. Le souvenir
des projets que vous ne trouvez plus le temps de terminer vous poursuit
beaucoup plus que celui des projets réalisés et vous culpabilise.
10- Fiez-vous aux statistiques ! Les études
statistiques montrent que 40 % de ce qui vous inquiète ne se produira
jamais, 30 % s'est déjà produit, 12 % concerne votre santé, 10 %
représente des soucis divers et dont les effets s'annulent souvent, 8 %
seulement est réellement légitime et mérite votre attention.
11- Hiérarchisez dans tous les sens du terme. Passez toujours les solutions vers le haut de la hiérarchie, les problèmes vers le bas.
12- Méfiez-vous des listes indifférenciées. Evitez
les ordres du jour de conseils ou de comités rédigés sous forme de
listes, car ils mettent sur le même plan des problèmes de niveaux
différents et favorisent l'effet Parkinson.
13- N'attendez jamais les retardataires. En
attendant les retardataires avant de commencer une réunion, vous
récompensez ceux-ci et pénalisez les personnes ponctuelles. La
prochaine fois, ceux qui étaient à l'heure seront en retard, et les
autres le seront encore plus.
14- Contrôlez ce que vous déléguez. Si vous
déléguez des responsabilités, vérifiez fréquemment où en sont vos
collaborateurs. Le pire pour votre crédibilité : une action "urgente"
que vos collaborateurs auront, sur votre demande, accomplie dans les
délais... et que vous aurez oubliée de suivre.
15- Ne valorisez pas les signes extérieurs du travail
en confondant activité et résultats, fébrilité et réalisations,
efficacité (produire l'effet attendu) et efficience (obtenir de bons
résultats). Vos collaborateurs risquent de perdre de vue les objectifs
importants pour simplement paraître occupés.
16- Complimentez ou critiquez non pas vos collaborateurs mais leurs actions, en soulignant les effets de celles-ci sur l'organisation.
1. Je formalise mes objectifs et je les hiérarchise.
Source: http://www.lentreprise.com/4/4/article/16656.html
Les activités A sont celles que vous devriez entreprendre en premier : elles sont urgentes et importantes ;
les B sont importantes mais pas urgentes ;
les C, urgentes mais pas importantes ;
les D, ni urgentes ni importantes.
Les études montrent que la majorité des responsables commencent par les D, parce qu'elles leur semblent plus faciles.
Dix actions pour redevenir maître de mon temps
2. J'inscris mes priorités et mes obligations dans un planning ou un agenda.
3. Je réserve dans mon agenda du temps pour les imprévus et les
urgences (30 à 40 % de mon temps ou cinq à dix heures par semaine, par
exemple).
4. Je garde du temps pour moi. Il est de l'intérêt de l'entreprise que
je prenne soin de moi : sport (au moins trois fois vingt minutes par
semaine), repas équilibrés, sommeil en quantité suffisante, activités
culturelles, temps aussi à ne rien faire...
5. J'évalue ma charge de travail à la lueur de l'expérience sans sous-estimer le temps que réclame chaque tâche.
6. Je regroupe mes différentes activités et je travaille par
grandes périodes de temps : une demi-journée pour le rangement, une
journée pour travailler sur un dossier de fond, une autre pour appeler
les prospects... Travailler une heure par jour tous les jours sur un
dossier prend plus de temps qu'y consacrer une journée entière.
7. Je précise les engagements que je prends avec mon boss ou mes clients. Contenu, échéances et résultat attendu.
8. Je lâche prise face à la masse d'informations que je reçois. Je ne peux ni tout savoir ni tout intégrer !
9. Je surveille régulièrement celles de mes activités qui pourraient utilement être déléguées.
10. Je remets en question mon mode de fonctionnement pour voir en quoi il peut être amélioré. Work in progress.
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Reply #1 on : Tue May 27, 2008, 18:14:19