Suivi automatisé des déplacements internationaux pour voyageurs fréquents Client type : Dirigeants et équipes nomades

Accroche courte

Une application mobile Flutter qui géolocalise automatiquement l’utilisateur chaque jour, enregistre le pays de présence, l’affiche dans un calendrier visuel et génère des rapports statistiques mensuels et annuels.

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Contexte et enjeux

Les dirigeants, consultants, commerciaux et équipes nomades se déplacent de plus en plus entre plusieurs pays pour leurs missions, séminaires et rendez-vous clients. Ils doivent souvent justifier leurs jours de présence par pays pour la fiscalité, les visas, les politiques RH (télétravail international) ou encore les audits internes. Le suivi se fait généralement dans des tableaux Excel ou des notes personnelles, ce qui rend l’information difficile à consolider, peu fiable et chronophage.

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Objectifs du projet

– Automatiser la collecte quotidienne du pays de présence de l’utilisateur, sans saisie manuelle.
– Centraliser toutes les données de déplacements dans un référentiel unique, facilement exploitable (Google Sheets, puis Power BI ou autres outils de reporting).
– Permettre une visualisation claire des séjours via un calendrier coloré par pays et une gestion explicite des périodes (date de début, date de fin, pays).
– Générer des rapports mensuels et annuels (jours par pays, pourcentage du temps, top pays visités) pour simplifier les justificatifs et optimiser l’organisation des déplacements.

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Solution mise en place

Application mobile Flutter

Media ap a conçu et développé une application mobile Flutter, disponible sur Android, permettant un suivi automatisé et en temps réel des pays visités. L’application fonctionne en arrière-plan et ne nécessite aucune action de l’utilisateur au quotidien.

Géolocalisation automatique et enregistrement du pays

– Géolocalisation automatique quotidienne, même lorsque l’application n’est pas ouverte.
– Détection du pays associé à la position GPS.
– Enregistrement automatique, une fois par jour, du pays de présence dans la base de données.
– Gestion fine des permissions Android pour la localisation en arrière-plan, conforme aux bonnes pratiques et aux exigences de la plateforme.

Intégration Google Sheets

– Stockage des données dans Google Sheets, utilisé comme base de données centralisée.
– Une ligne par jour et par utilisateur : date, pays, horodatage et informations de séjour.
– Données immédiatement exploitables dans Power BI, Excel ou tout autre outil de reporting.

Calendrier mensuel et gestion des séjours

– Affichage d’un calendrier mensuel avec code couleur par pays, offrant une vision immédiate des jours passés dans chaque destination.
– Possibilité de gérer des séjours avec date de début, date de fin et pays, permettant de corriger ou compléter les informations automatiques si nécessaire.
– Visualisation intuitive des périodes de déplacement, des retours au pays d’origine et des séquences de voyages.

Rapports mensuels et annuels

– Tableau de bord synthétique indiquant :
– Nombre de jours passés par pays sur une période donnée.
– Pourcentage de temps passé par pays (top pays visités).
– Nombre de séjours, durées moyennes et répartition dans l’année.
– Export ou partage des rapports pour :
– Justificatifs auprès de la comptabilité, RH, fiscalité ou immigration.
– Préparation des déclarations fiscales liées aux séjours à l’étranger.
– Analyse des patterns de mobilité (pays les plus stratégiques, temps passé sur chaque marché).

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Résultats et bénéfices

Fiabilité des données de présence

– Suivi précis, journalier et horodaté des pays visités.
– Diminution des erreurs liées à la saisie manuelle ou à la mémoire.

Gain de temps et simplification des justificatifs

– Suppression des tableaux Excel remplis à la main.
– Génération en quelques secondes de rapports exploitables pour la fiscalité, les RH ou les audits internes.

Meilleure visibilité sur la mobilité internationale

– Vision claire des pays les plus visités, des durées de séjour et de la répartition des déplacements sur l’année.
– Aide à la décision pour optimiser les déplacements, négocier les budgets voyages ou adapter la stratégie de présence sur certains marchés.

Extensibilité et intégration

– Base Google Sheets facilement connectable à Power BI, Microsoft 365 et à d’autres systèmes d’information de l’entreprise.
– Possibilité d’enrichir l’application avec de nouvelles fonctionnalités (alertes seuils de jours par pays, intégration avec Teams, génération automatique de rapports PDF, etc.).