Automatisation processus RH

✅ Cas d’usage : De la création au poste prêt

Objectif :
Accélérer, fiabiliser et simplifier l’ensemble du parcours d’intégration d’un nouveau collaborateur, de la demande RH jusqu’à la mise à disposition de son poste de travail.

Contexte et Enjeux :

• Les processus d’onboarding sont souvent longs, manuels et fragmentés : risques d’erreur, oubli, ou délai.
• Les RH doivent coordonner plusieurs acteurs (Direction, IT, sécurité, manager, etc.).
• L’expérience collaborateur à l’entrée dans l’entreprise est un facteur clé d’engagement.

Solution proposée par Media AP :
Mise en place d’un workflow RH intelligent combinant Microsoft 365 et des outils tiers pour automatiser l’ensemble du cycle :

• Formulaire RH (via Power Apps ou Microsoft Forms) rempli pour chaque nouvelle embauche : nom, poste, manager, date d’entrée, localisation, besoins spécifiques…
• Power Automate déclenche automatiquement un enchaînement d’actions :
  • 📄 Génération du contrat de travail à partir d’un modèle Word dynamique.
  • 🖋️ Envoi du contrat pour signature électronique via DocuSign.
  • ✅ Validation du manager et de la direction RH via notifications Teams ou approbation dans SharePoint.
  • 🪪 Demande automatique de badge d’accès aux locaux via formulaire ou API sécurité.
  • 💻 Création de compte IT, réservation de poste de travail et attribution du matériel.
  • 📁 Stockage automatique des documents dans un dossier SharePoint dédié au salarié.

Durée de mise en œuvre :
✅ 4 à 6 semaines, selon les outils en place et les processus internes existants.